Sähköposti huutaa koko ajan
Sunnuntaina klo 16:00 tulee sähköposti. Kymmenen minuutin päästä tulee uusi sähköposti, ja sen jälkeen tulee vielä tekstiviesti, jossa epäilleen, ettei yrityksen sähköposti taida toimia. Tämä on todellinen esimerkki eräältä asiakkaaltani. Mitä ihmettä tässä kulttuurissa oikein tapahtuu, kun ihmisten pitäisi saada vastaukset sähköpostiin sunnuntaina alle kymmenessä minuutissa..?
Painimme tämän kanssa suurimman osan bisnes valmennuksessa olevien kanssa: paine on koko ajan päällä, kun tekstiviestejä tulee toisesta suunnasta ja sähköpostia toisesta, olemme koko ajan reaktiivisessa tilassa vastaamalla asiakkaiden kysymyksiin (eli sammutamme tulipaloja). Tällöin meille ei jää aikaa rakentaa niitä rakennuksia, jotka eivät syty palamaan, eli toisin sanoen tehdä yritystoimintaa. Meidän pitää palvella maksavia asiakkaita, rakentaa myyntisivuja, tekniikkaa ja sisältöä yms. joten emme voi koko ajan olla sähköpostissa kiinni. Katsotaan seuraavaksi kolme steppiä, jotka yrittäjän kannattaa tehdä sähköpostin hallintaan liittyen.
1. Vastaamisaika esille
Ensimmäisenä steppinä kannattaa laittaa selkeästi esille, minkälaisella aikataululla sähköposteihin yleensä vastataan. Ei haittaa jos tämä on esillä monessa eri paikkaa. Esimerkiksi: pyrimme vastaamaan yhden vuorokauden kuluessa. Vastaamme viimeistään kahden arkipäivän sisällä. Viestiin voidaan myös kirjoittaa huomio: näin me pystymme palvelemaan teitä paremmin. Tämä on yksi konkreettinen asia, joka helpottaa jo jonkin verran. Näin olemme myös tehneet tietoisen valinnan siitä, että emme ole sähköpostin sätkynukkeja.
Määritä siis selkeästi miten olet tavoitettavissa. Voit katsoa kalenterista ajat, jolloin vastaat maileihin. Tim Ferris ohjeistaa mm. näin, mikäli sinulle tulee päivittäin paljon sähköpostia eikä tehtävänäsi ole vastata vain sähköposteihin: katso sähköpostit läpi ennen lounasta sekä päivän päätteeksi. Tämä keino toimii hyvin, jos sinulle tulee paljon mailia päivittäin. Tässä kohdassa myös korostuu se, että meidän tulee rakentaa bisnes siten, ettei se ole jatkuvasti asiakaskyselyiden perässä.
2. Hallinnon ulkoistaminen
Palkkasin ensimmäisen työntekijän, kun firma oli 100 000 euron lähettyvillä. Ulkoistin hallinnolliset tehtävät, joihin kuuluu mm. lukujen seurantaa sekä asiakaspalvelua. Emmiina käy sähköpostit ensin läpi, ja välittää minulle vain ne sähköpostit, jotka vaativat minulta vastaamista. Tämä vähentää huimasti itselleni tulevaa sähköpostin määrään, ja pystyn itse keskittymään paremmin mm. markkinointiin ja tuotteistamiseen, eli palvelemaan asiakkaitani paremmin.
3. Irtisano
Kolmanteen steppiin sopii hyvin 80/20 sääntö. Meillä on tietty määrä juttuja, jotka tuottavat suurimman ilon ja hyödyn. Sekä tietty määrä asioita, jotka tuottavat suurimman stressin ja ongelmat.
Onko sinulla ollut joskus asiakas tai oletko käynyt sähköpostikeskustelua, joka vie todella paljon energiaa ja mahdollisesti jopa yöunia? Näissä tilanteissa kannattaa olla rohkea ja sanoa asiakas irti. Kyllä, luit oikein - asiakkaita voi sanoa irti! Me olemme tehneet tämän muutaman kerran, kun totesimme, ettei asiakassuhde tule toimimaan. Mikään ei koskaan ollut hyvin ja aina löytyi jotain valitettavaa. Tämä johti radikaalisti siihen, että sanoimme asiakkaalle, ettemme pysty enää tekemään yhteistyötä hänen kanssaan. Tietysti tästä seurasi rahallista menetystä, mutta se energia, joka jäi kun ei tarvinnut sähköpostilla tapella asiasta, tuottaa paljon enemmän muualla.
Aloita nykyaikainen palveluyrittäjän markkinointi. Tilaa ilmainen opas ja saat heti käytännön tiedot, mitä sisältä kannattaa tuottaa ja miten julkaista.
